今天，跟大家分享20條與(yu) 文檔相關(guan) 的好習(xi) 慣，希望對大家有所幫助。
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1.通過社交軟件發送 Word 或 PPT 時，也同步發一個(ge) PDF 版。一方麵方便閱讀，因為(wei) 文件一般更小；另一方麵也不容易亂(luan) 碼，對方直接打開後即可看到成品。
↑ 同時發PPT和PDF兩(liang) 個(ge) 版本
2.提供給他人的 Excel 表，如果行數太多，記得凍結標題行。如果預感對方要打印，那可以設置好打印區域。
3.提供給他人的文件，不要取名字「修改稿」「新建文件」「111」，至少要把主題加上，例如「2021年半年總結」。
4.Word 篇幅如果太大，可以考慮加上一個(ge) 目錄。如果你有餘(yu) 力，還可以加上一段摘要，說明清楚基於(yu) 什麽(me) 背景、解決(jue) 什麽(me) 問題、大概步驟有哪些。
5.Word 一定要加頁碼，這樣如果別人有修改意見，也方便說「第幾頁的第幾段要修改」。
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6.引用外部數據時，一定要加上數據來源。這既保證了數據的嚴(yan) 謹性，也方便日後更新數據。
7.如果發給他人的是修改後的版本，最好注明修改了哪幾處，這樣對方也可以重點看這些內(nei) 容。
8.務必校稿。很多人不會(hui) 因為(wei) 你做得多好誇你，但會(hui) 因為(wei) 有錯別字覺得你不認真。最好是找一個(ge) 沒有參與(yu) 這份材料的朋友校稿，因為(wei) 你自己已經太過熟悉，很容易忽略細節。
9.務必排版。排版不一定說是美得出眾(zhong) ，但至少保證它的「正式感」。比如 Word 裏首行縮進，標題字號與(yu) 正文字號不同。即使是內(nei) 部文件，也建議排版，它傳(chuan) 遞的信息是「你的認真靠譜」。
10.打印出來的文稿，可在重要頁麵處貼上便利貼，再交給他人。這樣對方也知道哪裏是重點。
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11.重要的 PPT 演示前，一定要提前到現場測試。有的地方可能不支持你的電腦，而官方用的電腦可能沒有你的字體(ti) 、不能播放你用的視頻，甚至不能放映你的PPT（可能是因為(wei) 太大）。這樣你可以及時找到解決(jue) 方案，比如將 PPT 存為(wei) PDF 放映。
12.重要的文件記得備份。可以是備份到網盤，也可以是備份到移動硬盤。否則電腦被丟(diu) 或者硬盤出故障，損失就無法估量。
13.電腦桌麵可以扮演臨(lin) 時收納箱，但是要定期清理。否則桌麵就像塞滿物品的倉(cang) 庫，擠不進去，也難以找到想要的文件。
14.推薦一個(ge) 免費的搜索軟件，叫做 Everything 。隻要安裝後，搜索文件就是幾秒鍾的事，前提是文件的標題容易被搜索到。
15.文件標題要容易被檢索。比如一份年終總結，可以改成「2020年-年終總結-定稿-曹將-重要」，這樣，你就可以通過多個(ge) 維度定位到它。
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16.發送給他人的材料裏，刪除掉對他人無用的信息。比如你之前做的備注，比如之前用來分析數據的數據透視表。把它當做一個(ge) 交付物，每個(ge) 信息都對對方有用。
17.每次開會(hui) 時，盡量拿到會(hui) 議文檔，或提前了解會(hui) 議內(nei) 容，並準備好一些發言思路。這樣臨(lin) 時被叫起來，也可以回答出來。
18.匯報之前準備兩(liang) 個(ge) 方案，一個(ge) 是完整版，另一個(ge) 是簡略版。因為(wei) 你不知道對方是不是會(hui) 臨(lin) 時有事，隻給你 5 分鍾把事情說清楚。
19.幫他人遞文件做溝通，隻要不是機密，便要熟悉內(nei) 容。因為(wei) 收到文件的人大概率會(hui) 問：這是什麽(me) ？我需要關(guan) 注什麽(me) ？
20.平時積累一些好用的圖片、免費字體(ti) ，在需要製作 PPT 時可以更快完成。
文章來源：北新建材
責任編輯：李鍾毓
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